電子データも紙もまとめて管理
全文検索&高速ビューワで/らくらく検索、サクサク表示!
楽々Document Plusとは
社内の様々な文書を一元管理
楽々DocumentPlusは、紙文書の管理やファイルサーバによる電子文書の管理が抱える課題に対して、「品質」・「活用」・「保管」の3方向から文書管理を仕組みづくりを行う上で、最適なシステムです。
楽々Document Plusの特長
Point1.
かんたん登録
ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能で、煩わしいファイリング作業からも解放!
様々な入力支援で文書登録の負担を軽減 |
柔軟なワークフローにより正式な文書として品質を担保 |
自動登録によるペーパーレス化の促進 |
Point2.
らくらく検索&サクサク表示
高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、求める情報をスピーディーにいつでも、どこからでも探し出せます!
高速ビューワで瞬時にファイルの内容を表示 |
柔軟なビュー表示で文書を閲覧 |
Point3.
万全のセキュリティ
楽々Document Plusへのアクセス制御だけでなく、ファイルの持ち出し制御など、情報漏洩への対策も万全!
人事異動に強い権限管理 |
作業履歴とアクセスログ |
添付ファイルのセキュリティ |
Point4.
構築もらくらく
文書登録フォームやワークフロー経路の設定は直感的な操作でイメージどおりの画面を簡単作成!
文書登録フォームも簡単レイアウト編集 |
ファイルサーバからの移行もらくらく |
ワークフロー経路もマウス操作で簡単に設定 |
他システムからのデータ保管も簡単に構築 |
ユースケース
ケース1. 契約書管理
・文書ごとに期限が近づくと、自動でメール通知します。期限日の自動更新や、期限切れ文書の自動廃棄ができます。
● 契約の更新手続き忘れや業務のミスを事前に防止できます。
● 文書間で関連文書の指定ができ、上位文書/下位文書を相互に参照できます。
● 旧版の文書に登録しているファイルと比較した結果を表示します。
ケース2. 電子契約サービス連携
電子契約サービス(※)と連携し、締結した契約書を楽々Document Plusへ取り込むことができます。
契約書の申請から締結・保安までをシステム上で一貫して管理できます。
● 電子契約サービスに契約書のPDFを自動でアップロードし、契約結果を自動で取り込みます。
● 電子契約サービス上で作成した契約書や相手方から受信した契約書を締結後、自動で取り込みます。
(※)連携できる電子サービスは、「クラウドサイン」と「DocuSign eSignature」です。クラウドサインの利用には、弁護士ドットコム株式会社との契約・費用が別途必要です。DocuSign eSignatureの利用には、ドキュサイン・ジャパン株式会社との契約・費用が別途必要です。
ケース3. ISO文書管理
ISO9000/14000に基づいた文書管理を行うために必要な機能が揃っています。
● 見直しのタイミングを自動通知します。
● 見直し開始から完了までを一元管理します。
● 発行文書を関係部署へ確実に配布します。
● 受領状況や受領履歴を一目で確認できます。
● 複数ファイルをまとめてPDF出力します。
● 表紙に文書の属性情報を付けて出力します。
ケース4. 電帳法(e-文書法)対応
タイムスタンプなしで電子取引書類を保管
電子で授受した取引書類の保管において、タイムスタンプ不要な「訂正削除の履歴を記録するシステム」として、JIIMAが認証する「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しています。
タイムスタンプを付けてスキャナ保存
書面で授受した国税関係書類をスキャナ保存するための要件を満たした機能を取り揃えています(JIIMA認証取得済)。
● スキャンしたPDFファイルやスマホなどで撮影した画像にタイムスタンプを付与できます。(※1)(※2)
●保管中のPDFファイルに対する改ざん有無を一括検証します(※1)
(※1)タイムスタンプと一括認証はセットオプションとなります。
(※2)タイムスタンプ付与には、アマノセキュアジャパン株式会社が提供するe-timingの契約・費用が別途必要です。
さまざまな「問題」を「解決へ」
様々な業務における完成文書(= 最終成果物 ⇔ 作業中文書)であっても管理ルールは守られず、うまく運用できないケースが多々…。
AITの強み
AITでは、楽々Document Plusを導入するサーバ基盤含めて一気通貫にご提案が可能です。
お客様のご要望に合わせてクラウドもしくはオンプレミスをご選択いただけます。
また、導入後基盤の運用はまるっとAITへお任せできますので、
ご担当者はIT運用時のご負担を軽減し、本来の業務に集中できるようになります。
※「楽々Document Plus」の開発元は、住友電工情報システム株式会社です。
※AITは、「楽々Document Plus」の販売代理店です。
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